Kunde
ZiboCare
Branche
Sundhed og pleje
År
2026
Services
Microsoft 365
ZiboCare
ZiboCare har moderniseret deres ERP-platform med Microsoft Dynamics 365 Business Central Online i samarbejde med KOLLAB for at skabe et skalerbart og compliant fundament i et komplekst sundhedsmarked med høje krav til dokumentation og drift. Som en del af Asker Healthcare Group opererer ZiboCare i et marked præget af offentlige udbud og skiftende efterspørgsel, hvilket stiller krav til effektiv drift og et stærkt datagrundlag.
Overgangen til Business Central Online blev blandt andet drevet af behovet for bedre compliance i forhold til bogføringsloven, højere performance i daglige arbejdsgange og en cloudbaseret platform, der kan understøtte både koncernrapportering og fremtidig vækst. I dag har virksomheden opnået bedre overblik over data og processer, reduceret manuelle arbejdsgange og styrket deres datadrevne beslutningskraft.
Udfordring: En ældre og stærkt tilpasset NAV-løsning med ustruktureret data og manglende gennemsigtighed skabte ineffektiv drift, øget risiko og udfordringer med compliance og koncernrapportering.
Når systemet ikke længere hænger sammen
Hos ZiboCare var udfordringen ikke længere et isoleret IT-problem, men noget der direkte påvirkede forretningens evne til at arbejde effektivt og udvikle sig.
Den eksisterende NAV 2018-løsning var over tid blevet udbygget med specialtilpasninger og tilføjelser, hvilket havde skabt en uigennemsigtig struktur og en ophobning af ustruktureret data. Det var vanskeligt at gennemskue, hvordan systemet var bygget op, og ændringer blev forbundet med risiko.
Samtidig var organisationen i høj grad afhængig af få specialiserede ressourcer, hvilket gjorde både drift og videreudvikling sårbar. Den manglende gennemsigtighed gjorde det desuden vanskeligt at dokumentere processer og sikre et ensartet datagrundlag på tværs af organisationen, hvilket øgede både den operationelle risiko og kompleksiteten i rapporteringen til koncernen.
Som Anders Michelsen, Customer Experience Manager hos ZiboCare, beskriver det:
“Det føltes som et ustabilt hus, der var blevet bygget om mange gange, hvor man ikke helt kendte fundamentet, og hvor selv små ændringer kunne være risikable. Det betød i praksis, at vi blev tilbageholdende med at udvikle og ændre i systemet, fordi vi ikke vidste, hvad det ville påvirke, og dermed mistede vi også noget af kontrollen over vores egne processer og data.”
Samtidig voksede kravene til dokumentation, bogføringslov og koncernrapportering, hvilket gjorde det tydeligt, at det eksisterende setup ikke længere kunne understøtte forretningens behov.
Et strategisk opgør med kompleksitet
I samarbejde med KOLLAB valgte ZiboCare at gentænke deres ERP-fundament frem for blot at opgradere det eksisterende.
Den indledende foranalyse blev et afgørende vendepunkt. Over to intensive dage blev hele systemlandskabet gennemgået, og der blev skabt klarhed over, hvad der var standard, hvad der var specialudviklet, og hvad der reelt skabte værdi. Foranalysengjorde det muligt at skelne klart mellem standardfunktionalitet og specialudvikling og dermed træffe bevidste valg om, hvad der skulle videreføres, og hvad der kunne elimineres for at reducere kompleksitet og teknisk gæld:
“Foranalysen gav os et helt andet overblik over vores egen forretning, og mange af de ting, vi troede var nødvendige, viste sig faktisk ikke at være det. Vi fandt ud af, at standardfunktionaliteten faktisk kunne dække vores behov bedre og mere robust end de specialløsninger, vi havde bygget op over tid,” forklarer han yderligere.
Processen indebar samtidig en oprydning i både data og arbejdsgange samt inddragelse af relevante medarbejdere, så løsningen blev forankret i den måde, forretningen arbejder på i praksis.
Resultatet blev et ERP-setup, der er langt mere gennemsigtigt, nemmere at vedligeholde og bedre rustet til fremtidig udvikling. Samtidig blev projektets estimater overholdt, hvilket skabte en høj grad af tillid til både processen og samarbejdet.
Målbar effektivisering i den daglige drift
Implementeringen af Business Central Online har hurtigt skabt konkrete forbedringer i hverdagen.
Allerede tidligt oplevede ZiboCare en markant forbedring i hastighed og brugervenlighed, hvilket gør det lettere at navigere i systemet og arbejde effektivt med data. Samtidig har integrationen til Excel gjort det muligt at arbejde fleksibelt med data uden at skabe nye manuelle mellemled.
Et tydeligt eksempel er faktureringen af hospitalskunder. Tidligere var processen baseret på manuelle registreringer fra chauffører på papir, efterfulgt af indtastning i Excel. Det var en tidskrævende proces hver måned og forbundet med risiko for fejl og misforståelser.
Med den nye løsning, og den kommende automatisering via RFID, bliver data registreret direkte ved kilden og kan anvendes med det samme. Det har reduceret tidsforbruget markant og samtidig forbedret både datakvaliteten og dokumentationen væsentligt – Anders Michelsen uddyber:
“Garbage in, garbage out’, det er blevet meget tydeligt for os, hvor vigtigt datagrundlaget er. Vi kan se, hvor stor en forskel det gør, når data bliver registreret korrekt fra starten i stedet for at skulle igennem flere manuelle led.”
Samtidig har ZiboCare opnået en samlet datakilde, hvor information er tilgængelig ét sted. Det betyder, at virksomheden i dag arbejder ud fra en “single source of truth”, hvor data er konsistente, dokumenterbare og tilgængelige på tværs af organisationen. Det reducerer fejl, minimerer stop i processer og styrker beslutningsgrundlaget.
Samarbejde med fokus på forretningsværdi
For ZiboCare har samarbejdet med KOLLAB været afgørende for projektets succes.
Den strukturerede tilgang, de realistiske estimater og den tætte dialog har skabt tryghed gennem hele forløbet. Samtidig har KOLLABs indsigt i koncernen og erfaring fra lignende virksomheder gjort det muligt at genbruge best practice og navigere effektivt i komplekse krav til struktur og rapportering.
“Det har været afgørende, at der var en reel forståelse for vores forretning, ikke bare systemet. Det gjorde, at vi kunne træffe de rigtige beslutninger undervejs og ikke bare videreføre gamle løsninger ind i et nyt setup.”
Med KOLLAB som samlet leverandør har ZiboCare samtidig fået én indgang til både support og drift. Det har reduceret kompleksiteten i deres IT-setup, elimineret udfordringer med ansvarsplacering mellem leverandører og skabt en mere sammenhængende drift.
Et fundament for fremtidig vækst
I dag står ZiboCare med en moderne, cloudbaseret ERP-platform, der understøtter både drift og udvikling.
Platformen sikrer løbende opdateringer, bedre performance og en fleksibel arkitektur, der gør det muligt at arbejde videre med automatisering, integrationer og vækst. Samtidig understøtter løsningen virksomhedens ambition om at styrke eksport og skabe en mere stabil indtægtsbase.
ZiboCare ser et stort potentiale i den nye platform, herunder yderligere automatisering af processer, integration med øvrige systemer og en mere skalerbar IT-understøttelse af forretningen.
Som Anders Michelsen afslutter:
“Det er som at gå fra et skrøbeligt hus til et nyt hus med et solidt fundament, hvor man ved, hvordan det er bygget op. Det betyder også, at vi nu har en platform, vi kan bygge videre på uden at være bekymrede for, hvad det påvirker.”
ZiboCare har dermed ikke blot fået et nyt ERP-system, men et fundament, der reducerer risiko, øger effektiviteten og skaber bedre forudsætninger for at udvikle forretningen.
